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繊細さん(HSP)

【繊細さん/HSP】仕事のメール作成と返信で悩む人の対処方法【探りを入れる】

繊細さん(HSP)であるあなたは…

繊細さん
繊細さん

仕事のメール返信と作成に時間がかかる。
相手のメール文章から様々なことを想像してしまい、自分の返信が的を得た回答か不安で何度も読み返しては修正を繰り返す。
メールを送信するときも、依頼事項が相手に十分伝わっているか不安で、なかなか送信できない。

と職場や仕事で悩んでいませんか?

本記事では、以下の内容を提案します。

1.繊細さん(HSP)である「あなた」は悪くない
2.仕事の依頼メール作成で悩んでいるときの対処方法
3.メールで仕事を受けたが手が動かないときの対処方法
4.繊細さん(HSP)として生きるのが楽になる対処法(マイルール)

この記事によって繊細さん(HSP)が会社や職場で働きやすくなることを願ってやみません。

この記事を書いている私は、
繊細さん(HSP)として10年間にわたり電機メーカーでエンジニアとして働いています。

私も繊細さん(HSP)なので、この記事を読んでいるあなたと職場や仕事で同じ経験を何度もしています。

上司には「メール作成だけでなぜこんなに時間がかかるの?早く返信しろよ!日本語わからねーのか?」など散々心無い言葉を言われ消耗してきました。

しかし、今ではきちんと状況を把握した上で的確な返信をしてくれるから安心して仕事を任せられる、仕事を受けることができる、と評判です。

繊細さん(HSP)は短く、曖昧、ときに抽象的なメール文面から他人のWISHを敏感に感じ取るチカラに長けているため、要求や要望に応えるのは得意だと思います。

さらに、相手の状況や経験・能力を詳細に把握して、的確にメールを返信したり、仕事を指示できる能力があります。

繊細さん(HSP)である「あなた」は決して悪くありません。

職場や仕事に対する対処方法とマイルールを決めておくことで、悩むことが減り働きやすくなりますよ。

完璧なコミュニケーションに期待しない

繊細さん(HSP)である私たちが悪いことはありません。そして、同時に非繊細さんも悪くないのです。

その理由をまずは、アタマで理解してみましょう。

ギャップがあるからコミュニケーションが必要

ここで理解しておきたい大切な事実は、完璧なコミュニケーションなど存在しないということです。

なぜなら、コミュニケーションは、あなたと「それ以外の人」で行われるからです。

一回のやり取りで理解しあえるわけがないんですね。

だからこそ、コミュニケーションはキャッチボールに例えられるのだと思います。

メールの相手は赤の他人がほとんど

今回のメールの送信と返信で時間がかかるという例だと、

「あなた」と「向こう側の人」は、旧知の仲でしょうか?家族でしょうか?

あなたと仕事相手が小学生から一緒の学校で、初恋のエピソードや部活での活躍を知っている…わけがないのです。

「あなた」も「画面の向こう側の人」もお互いの背景や事情はほとんど知らない場合が圧倒的に多いはずです。

上司
上司

仕事は開発部の繊細さん(HSP)にお願いしよう。
たしか、例の件に関わっていたはずだ。
まぁ、中堅だし、なんとかしてくれるだろう。

繊細さん
繊細さん

このプロジェクトに関わっていたときは…
たしか新人のときで雑務ばかりだったから…
いったい何を求められているか意味不明だッ

このように、コミュニケーションというのは勘違いや記憶違いなど…すれ違うことが当たり前です。

会話でもすれ違うし、文章だけのメールならすれ違いの連続になるかもしれません。

繊細さん(HSP)も相手も悪くない

繊細さん(HSP)である私たちが悪いことはありません。そして、非繊細さんである上司やお客さんも悪くないのです。

コミュニケーションそれ自体が不完全なのです。

繊細さん(HSP)であっても、非繊細さんであっても、完璧なコミュニケーションなど不可能であることを認識することがスタートです。

上司
上司

とりあえず、メールで指示したぜ。
これで俺の仕事は終わりだ。
さぁて、夕飯は何食おうかなぁ~と!

繊細さん
繊細さん

これだけの文面じゃ全く仕事が進まない…
いったい何を求められているのだろうか…
またもや悶絶…早く仕事を終わらせたい…

会話もメールも、コミュニケーションなんて曖昧で不完全だと頭で理解できれば、合格点です。

次の対処方法に進みましょう。

繊細さん(HSP)が仕事の依頼メール作成で悩んでしまうときの対処方法

繊細さん(HSP)がメール作成、仕事の依頼メール作成で時間がかかってしまうのはよくあることです。

そのメールを受け取った相手がストレスなく仕事ができるのか、失礼なことを書いていないか…

繊細さん(HSP)は、相手がメールを受け取ったときに何を考えるのか想像して、あれこれ不安になってしまいます。

繊細さん
繊細さん

的はずれなことを書いていないだろうか…
そして書き直す…ニュアンスを変える…
私のメール一通で迷惑がかかってしまわないだろうか…

そして、メール一通書くのに時間がどんどん過ぎていくのです。

他ならない、繊細さん(HSP)である私がそうです。

シンプルにメールを書き、一言添えるだけ

そんなときは、スクロールせず、画面に収まる程度のシンプルなメールを書きましょう。

そして、「わからないことがあったら、いつでもご相談ください。」の一言を添えるだけです。

これで配慮は十分です。

完璧な依頼メールは作れない

完璧なメールは作れません。

なぜなら、あなたは相手の経験や背景を知らないからです。

そのような情報が事前に準備されている場合は、ある程度最適なメール文面を作成できるかもしれません。

しかし、それでも「ある程度最適」なメール文面であり「完璧」なメール文面ではないでしょう。

さらに、メール文面の理解しやすさは、メールを受け取った相手が判断するものです。

ゆえに、「わからないことがあったら、いつでもご相談ください。」の一言を添えるだけで十分なのです。

どうしてもメール文章が長くなってしまうとき

「スクロールしない程度の文章量」だと必要なことが網羅できない場合もあるでしょう。

そんなときは、概要でとどめておきます。

そしてそして最後にお馴染みの「わからないことがあったら、いつでもご相談ください。」の一言を添えるのです。

そもそも、その仕事の依頼はメールでするべき性質のものなのか…一回立ち止まって判断しましょう。

メールでは難しい依頼だぞ…となれば、メールには依頼内容の概要を書き、

最後に「後ほどお電話したいので、ご都合のよい時間帯を教えてください。」の一言を添えるだけでOKです。

あとはメールを受け取った人が判断する

繰り返しになりますが、繊細さん(HSP)が仕事の依頼メール作成で悩んでしまうときは、

スクロールせず、1画面に収まる程度のシンプルなメールを書きましょう。

そして、「わからないことがあったら、いつでもご相談ください。」の一言を添えるだけです。

あとは、メールを受け取った人が判断し、次の行動を考えるターンです。

わからなければ質問が返ってくるだろうし、慣れている仕事や依頼であれば「了解です」の一言が返ってくるも知れません。

まずは、様々な想像をせずに、相手にゆだねることで、ストレスが減ります。

メールで仕事を受けたが手が動かないときの対処方法

繊細さん(HSP)が仕事の依頼をメールを受け取ったときに、

繊細さん
繊細さん

…は?結局何をしてもらいたいの?
こんな曖昧な仕事の依頼では手が動かない…

と、短い文章から様々なことを想像し、様々なパターンをシミュレーションし始め、悶絶することは、よくあることです。

質問すると言う選択肢は一瞬頭をよぎるのですが、繊細さん(HSP)は、

繊細さん
繊細さん

私のスキル、知識不足だから理解できないんだ
せっかくの依頼に質問しづらいな…
変にメールを返して相手の機嫌を損ねないか不安

と考え、自分だけで抱え込んでしまい、答えのでない問題を悩み続けてしまうループに飛び込むのです。

他ならない、繊細さん(HSP)である私がそうです。

わからないことをシンプルに聞いてみる

まずは、相手の依頼を受けとめたうえで、曖昧な部分、わからない部分を質問しましょう。

一発のメール依頼ですべて理解できる方が珍しいです。

メールを書いた相手も完璧なメールを書けるはずがありません。

それは、メールを書いた相手はあなたの背景やスキルなど詳細な情報を知らないからです。

ゆえに、あなたが完璧でないメール文面からすべてを理解することは不可能です。

繊細さん(HSP)、非・繊細さんであっても不完全な人間同士のやりとりなので、気負わずに質問しましょう。

…という理解でよろしいですか、の一言を添える

例えば、一言でいいので

「~という理解でよろしいですか」
「~という想定で進めますが、正しいですか」

と、自分と相手のギャップを埋める質問をしましょう。

・仕事を受ける⇒悩む⇒悶絶する

というつらく厳しいルートから

・仕事を受ける⇒質問する⇒手を動かす…

という仕事に安心して着手できるルートに入るのです。

逆にメールがすんなり理解できたときは危険

逆に受け取ったメールがすんなり理解できたときも注意が必要です。

繊細さん(HSP)はの深く考える力、落とし穴を回避する力が強いです。

念のため、メール内容が一発で理解できても、リスク回避のための質問をしておくのも有効です。

あなたの認識・理解に間違えがないか確認しておけば、より安心して仕事を進めることができますよ。

メールはキャッチボール

というわけで繰り返しになりますが、相手の依頼を受けとめたうえで、曖昧な部分、わからない部分を質問しましょう。

メールもキャッチボールです。

相手も完璧なメールを作れるはずがないので、シンプルに聞いてみることが対処法となります。

まとめ:会社や職場で繊細さん(HSP)として生きるのが楽になるマイルール

繊細さん(HSP)が仕事や職場でメールの作成と仕事を受けたときの対処法をまとめます。

書いてみるとわかるのですが、魔法のような対処法ではなく、社会人の基本的な行動だと思います。

しかし、繊細さん(HSP)・非繊細さんを問わず「メールで上手にキャッチボール」ができている人ってまわりにほとんどいません…

私もさんざん悩んでいますが、大抵はシンプルな対処方法にたどり着くことが多いです。

メールで建設的なやりとりをして、効率的に仕事を終わらせて、早く家に帰りましょう。

メールの作成や仕事の依頼で悩んだとき

とりあえず、シンプルに1画面文のスクロールしないで読める程度の文章で概要を書く。

最後に「わからないことがあったら、いつでもご相談ください。」の一言を添えるだけ。

あとは、メールを受け取った相手が判断する。

質問が飛んできたときに、ていねいに答えれば十分誠実でしょう。

メールで仕事の依頼を受けたが意味がわからないとき

とりあえず、わからない部分を整理して、シンプルに聞く。

すべて理解できたとしても、繊細さん(HSP)が得意な落とし穴を回避する力を発揮し、念のため確認をするのもアリ。

一回のやり取りですべてを理解できる人などいないので、安心しましょう。

むしろ、しっかり確認してから仕事に着手する姿勢は評価されます。

さいごに

以上が、繊細さん(HSP)の私が会社で実践している「仕事のメール返信で悩み時間がかかる人の対処方法」でした。

すべての繊細さん(HSP)に最善の対処方法ではないかもしれませんが、少しでも会社や職場のストレスが減ることを願っています。

メールもコミュニケーションのひとつです。

キャッチボールはポイントを意識し練習すれば必ず上達します。

メールでのコミュニケーションも同じです。

そして、完璧なコミュニケーションなど存在しないので、恐れることなく、わからなことは質問しましょう。

そして、相手にも質問しやすい一言を添える配慮をしましょう。

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2歳児のパパです、電機メーカーで働くサラリーマンやってます。 裏の顔は労働組合で書記長を務めており、日々社員の相談にも乗っています。 買って良かったものやサービス、労働組合の経験からお役に立てるような記事を書けるようブログを更新しています。 少しでもあなたの心の負担が軽くなりますように!